Contrato de encargo del tratamiento

Responsable del tratamiento: la productora que contrata el servicio (en adelante, «la Productora»). Decide qué datos sube, de quién y para qué.

Encargado del tratamiento: ClakHub S.L. («ClakHub»), que trata esos datos solo para prestarle el servicio.

ClakHub trata por cuenta de la Productora los datos descritos en el Anexo A para prestar el servicio de gestión de la producción audiovisual: guardar y mostrar documentos, mensajes, fichajes, contratos y presupuestos, enviar avisos y responder a las consultas al agente de IA. El encargo dura lo mismo que el servicio y termina como dice la cláusula 10.

ClakHub trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas de la Productora: este contrato y lo que la Productora hace en la aplicación (invitar personas, subir documentos, dar permisos, eliminar proyectos). No usa los datos para fines propios ni los cede a terceros, salvo obligación legal, que comunicará antes a la Productora si la ley lo permite. Si una instrucción le parece contraria a la normativa, lo avisará de inmediato.

Solo accede a los datos el personal de ClakHub que lo necesita para prestar el servicio, con compromiso de confidencialidad. El acceso de soporte es de solo lectura, exige doble verificación, queda registrado y no incluye los mensajes privados ni los documentos marcados como confidenciales.

ClakHub aplica las medidas técnicas y organizativas del Anexo B y las revisa cuando cambia el servicio.

La Productora autoriza de forma general a ClakHub a usar los subencargados del Anexo C. Cada uno queda sujeto a obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este contrato. Antes de añadir o cambiar uno, ClakHub lo avisará a los administradores de la Productora con al menos 30 días de antelación; la Productora podrá oponerse por motivos razonables y, si no se llega a un acuerdo, darse de baja sin coste.

La base de datos y los archivos se guardan en la Unión Europea. Algunos subencargados están en Estados Unidos u otros países; en esos casos la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, como indica el Anexo C.

Si una persona del equipo pide a ClakHub acceder, corregir, borrar o llevarse sus datos, se lo trasladará a la Productora en un plazo de 5 días hábiles y la ayudará a responder. La aplicación ya permite descargar los datos de un proyecto y de la cuenta.

Si ClakHub detecta una brecha que afecte a los datos de la Productora, la avisará sin dilación indebida y como mucho en 48 horas, con lo que se sepa: qué ha pasado, qué datos y personas afecta, consecuencias probables y medidas tomadas. Así la Productora puede notificarla a la autoridad en sus 72 horas. También la ayudará con las evaluaciones de impacto y consultas a la autoridad que necesite.

Al terminar, la Productora puede descargar todos sus datos. Después ClakHub los borra como explica la Política de eliminación: 30 días tras la baja, y de las copias de seguridad cuando caducan (30 días más). Solo se conservan los datos que la ley obligue a guardar, bloqueados.

ClakHub pondrá a disposición de la Productora la información necesaria para demostrar que cumple este contrato y permitirá auditorías, propias o de un auditor independiente con deber de confidencialidad, avisando con antelación razonable.

La Productora se compromete a tener una base legal para tratar los datos que sube, informar a su equipo de que usa ClakHub y dar instrucciones conformes con la normativa.

Este contrato cubre el contenido de la Productora. Aparte, ClakHub trata como responsable los datos de uso de su propia plataforma, como hacen la mayoría de servicios en línea. El detalle está en el Anexo D y en la Política de Privacidad.

Este contrato se rige por el RGPD, la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la legislación española. Si contradice otras condiciones del servicio, prevalece este contrato en lo que toca a protección de datos.

• Personas: el equipo de la Productora (técnicos, reparto, colaboradores) y las personas que aparecen en sus documentos.
• Cuentas: nombre, correo, departamento, cargo y, si se rellenan, teléfono y tarifas.
• Contenido: documentos (guiones, citaciones, planes de rodaje, presupuestos), imágenes, vídeos y archivos subidos, mensajes y notificaciones.
• Fichaje y asistencia: horas de entrada y salida, jornadas y ausencias.
• Contratos: DNI/NIE y domicilio de quien firma, guardados cifrados.
• Agente de IA: las preguntas, las respuestas y los documentos del proyecto que el agente consulta para contestar.

No se piden datos de salud, ideología ni otras categorías especiales.

• Aislamiento por productora en la propia base de datos (seguridad a nivel de fila): cada persona solo ve su productora y los proyectos de los que es miembro.
• Conexiones cifradas (HTTPS) y datos cifrados en reposo por el proveedor.
• DNI, domicilio de los contratos e historial del agente de IA cifrados además con AES-256-GCM, con una clave por productora o proyecto.
• El agente de IA corre en un servidor propio de ClakHub: el contenido no se envía a proveedores de IA externos ni se usa para entrenar modelos.
• Personal de ClakHub con doble verificación (código temporal) y accesos registrados.
• Archivos privados, solo accesibles con enlaces firmados que caducan.
• Copia de seguridad diaria, guardada 30 días.

No son subencargados, porque solo reciben direcciones o coordenadas de localizaciones y nunca datos de personas, los servicios públicos de mapas y tiempo: OpenStreetMap (Nominatim), Photon (Komoot) y el instituto meteorológico de Noruega (MET Norway).

ClakHub registra, como responsable y por interés legítimo (RGPD art. 6.1.f), quién entra, cuándo y qué herramienta usa, para dar soporte, mantener la seguridad y mejorar el servicio. Nunca registra el contenido de documentos, mensajes ni consultas.

• Con nombre se guardan 90 días; después solo quedan cifras sin persona.
• Solo los ve el personal de ClakHub, nunca la Productora: no sirven para controlar a su equipo.
• Se registran en el servidor, sin cookies ni herramientas de analítica de terceros.
• Cualquier persona puede oponerse escribiendo a soporte@clakhub.com; sus datos de uso pasarán a ser anónimos.